Phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp phải những chức năng gì?

Một phần mềm quản lý khách sạn, hay có tên khác là PMS (Property Management System), là một công cụ đang trở nên hữu ích trong nhiều khách sạn sang trọng, hỗ trợ người quản lý và nhân viên thực hiện các công việc khác nhau. Mặt khác, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một phần mềm PMS phù hợp, mọi người nên biết rõ phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp trên có khả năng thực hiện được việc gì.

PMS một phương án cho phần mềm khách sạn, trợ giúp các khách sạn, khu resort và một số tài sản tương tự để làm một số công việc và hoạt động trong ngày. Hệ thống thường bao gồm các nhiệm vụ quản lý và quản trị, với các ví dụ như là đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.

Một biện pháp ứng dụng quản lý khách sạn dần dần quan trọng vì lĩnh vực khách sạn hiện đại được phát triển mạnh bởi công nghệ. Với một số nguồn đặt phòng có thể tới từ những kênh, giá nên được chỉnh sửa thông minh cho mục đích quản lý doanh thu. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến khi thanh toán, trả phòng cần được thực hiện đồng bộ, linh động và chuyên nghiệp. Vấn đề này vừa hỗ trợ khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể trợ giúp giải quyết với những thử thách trên.

Một phần mềm quản lý khác sạn phù hợp sẽ cho phép nhân viên loại bỏ những thủ tục giấy tờ không phải thiết và thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Không những thế, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo.

Mặc dù có rất những đơn vị cung cấp hệ thống PMS trên lĩnh vực, vấn đề đáng nói nhất là nên xác định một hệ thống có những tính năng chính xác cho khách sạn của bạn. Và đây là nhiều tính năng quan trọng nhất của một hệ thống quản lý khách sạn.

Tính năng trước tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn nên có là khả năng xử lý nhiều yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống tuyệt vời sẽ cho phép nhân viên đơn giản thực hiện một số nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,…

ngành công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều phải thiết là hệ thống quản lý khách cần bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như những thói quen của họ như: khác hàng đã tới khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng các dịch vụ nào,…

Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu nhiều khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho những chiến dịch quảng bá dịch vụ, nhiều chương trình khuyến mãi tới một số khách hàng của mình.

Kế tiếp, vấn đề quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản nên cung cấp một loạt những tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này nên bao gồm một số tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho các đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng cần cho phép những email xác nhận được gửi nhanh chóng.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất phải có khả năng làm hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng, để có thể dễ dàng phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi dùng các dịch vụ khách sạn trả phí nào.

Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn cần bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh một số báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và nhiều báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc các quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn.

Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất cần thiết trong thị trường khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm hoàn hảo với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết nên triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là hình thức mà những bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay.

những tính năng chính của Ezibee:

Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách những phòng trống, vị trí và giá những phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý các giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách.

Ezibee giúp nhân viên lễ tân có thể thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý các khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể xử lý những vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng.

Phần mềm quản lý tình trạng những buồng, phòng để cập nhật tình hình lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách đến và đi, quản lý nhiều tài sản cố định trong phòng chi tiết.

Chức năng quản lý kho chuyên nghiệp trợ giúp xử lý kiểm toán hàng hóa trong kho bằng một số thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có tính năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và nhắc nhở cho người quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được sử dụng những để có phương hướng kinh doanh tốt hơn.

Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý thông tin của khách hàng chi tiết như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý nhiều công nợ nếu có, đưa ra định mức và hạn phải thu các công nợ.

Có thể mọi người cần: phần mềm quản lý bida

Chức năng xuất báo cáo cụ thể của Ezibee hỗ trợ khách sạn tổng kết việc kinh doanh chi tiết cho chủ khách sạn. Báo cáo có thể lựa chọn những số như ca làm việc, một số dịch vụ đi kèm, báo cáo về số khách nghỉ trong ngày, tình trạng một số phòng và còn các vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.