Bạn đang có suy nghĩ kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hay mở rộng quy mô kinh doanh? Bạn đang học hỏi về phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp và hiệu quả quản lý của phần mềm đối với công việc quản lý khách sạn. Bài viết ở dưới chúng tôi sẽ nói ra các ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời mọi người cùng tham khảo. Để có lựa chọn đúng đắn nhất cho hoạt động kinh doanh của bạn.
Điểm đặc biệt của phần mềm excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ
Phần mềm excel là một ứng dụng bảng tính của Microsoft giúp việc tính toán trở nên tiện lợi hơn. Phần mềm này đã sớm được dùng phổ biến trong nhiều hoạt động kinh doanh từ lâu. Giờ đây, luôn có những khách sạn vừa và nhỏ sử dụng ứng dụng này trong công việc quản lý. Mặt khác, với việc phát triển mạnh mẽ của công nghệ, việc quản lý phòng khách sạn với phần mềm excel bộc lộ ra các điểm bất cập, ngoài nhiều ưu điểm vốn có của ứng dụng.
Phần mềm excel hỗ trợ quản lý:
- Check in, check out khách ra vào hàng ngày
- Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, giám sát tình hình phòng không quá khó (thông tin khách, thông tin phòng)
- In hóa đơn riêng cho từng dịch vụ, có thể in ngay cho khách
Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel
Ưu điểm
- Miễn phí, dễ dàng sử dụng:
Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ mọi người triển khai các công việc tính toán cơ bản một phương án dễ dàng. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho các dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn được phân thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu một số chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết mỗi mục trong mỗi loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo mong muốn của khách hàng.
- Lưu trữ, tra cứu và tính toán
Với những nghiệp vụ đơn giản, phần mềm từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu liên tục, giải một số bài toán, thuận lợi cho vấn đề làm báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với nhiều bảng biểu bằng một số con số cụ thể (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ tự động cập nhật khi thay đổi các tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng).
- Tiết kiệm chi phí, tối ưu doanh thu
Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được dùng đúng đắn nhất cho các mô hình khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm chưa nhiều.
Nhược điểm
- Độ bảo mật dữ liệu thấp
Khi dùng phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể đơn giản bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Tại chức năng phân quyền không được tích hợp. Và bảo đảm rằng các chủ kinh doanh đều ý thức được hậu quả của việc này.
- Dễ xảy ra sai sót
Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ thích hợp cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn đến sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian.
- Khó kết hợp với các báo cáo
Excel không thể tự động thống kê, tạo ra các báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Chính vì vậy, bạn sẽ cần mất thời gian, công sức, nhân sự cho việc tạo báo cáo.
- Không dùng được với khách sạn quy mô lớn
Đối với một số khách sạn có quy mô từ 3 sao trở lên, tích hợp những loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không có thể phục vụ việc quản lý nữa.
Từ một số ưu nhược điểm kể trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là hình thức ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư.
Dù vậy, để tốt nhất hoạt động kinh doanh, đem đến nguồn doanh thu về lâu dài hoặc trong trường hợp khách sạn cần phát triển số lượng phòng và phát triển thêm một số loại hình dịch vụ thì cần tính đến việc cài đặt phần mềm quản lý tối tân hơn.
Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa?
Phần mềm bạn cần: phần mềm quản lý massage
